Embedded Files
Thiết lập thư mục của bạn
Thiết lập cấu trúc thư mục ban đầu để tham gia và quản lý tập tin dễ dàng.
Tạo cấu trúc cho công việc của nhóm bạn, đảm bảo bạn có quyền truy cập vào các thư mục chia sẻ quan trọng, trong đó có thể có ích nếu bạn cần khôi phục các file bị xóa hoặc quản lý truy cập.
Chia sẻ thư mục
Tiếp cận với công việc của nhóm bạn được xác định trên cơ sở mỗi thư mục. Tất cả các thư mục mặc định để riêng tư , và bạn cần phải mời người dùng truy cập thư mục chia sẻ. Nếu một thư mục không được chia sẻ với một ai đó, họ sẽ không biết nó tồn tại.
Bạn có thể tạo một thư mục chia sẻ và mời các cá nhân hoặc toàn bộ nhóm của các thành viên trong nhóm.
Một khi họ chấp nhận lời mời của bạn, bất kỳ tập tin bạn thêm hoặc sửa đổi trong thư mục này sẽ tự động đồng bộ và cập nhật cho tất cả các thành viên khác - và ngược lại. Ví dụ, bạn có thể tạo ra một thư mục “Kế toán”, mời các thành viên từ đội ngũ kế toán, và sau đó bắt đầu thêm và thay đổi tập tin. Mọi người sẽ luôn thấy được các thay đổi
Để tạo một thư mục chia sẻ:
- Đăng nhập vào trang web của Dropbox.
- Nhấp vào "Chia sẻ một thư mục ..." biểu tượng ở góc bên phải:
- Chọn để chia sẻ một thư mục có sẵn hoặc tạo một hình mới.
- Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ hoặc tên thư mục mà bạn muốn tạo.
- Bổ sung các nhóm và / hoặc địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn cộng tác với trong thư mục chia sẻ của bạn, cùng với một tin nhắn cá nhân cho họ nếu bạn muốn.
- Nhấn Share Folder.
Thư mục nhóm
Các Team folders là loại đặc biệt của thư mục chia sẻ có thể được tạo ra bởi một quản trị viên. Team folders tự động xuất hiện trong mỗi thành viên trong nhóm Dropbox.
Để tạo một thư mục nhóm mới, chỉ cần đi đến Team folders bên trong Admin Console.
Chia sẻ các thư mục và thư mục con
Để đảm bảo cho phép cài đặt đơn giản khi chia sẻ, Dropbox không cho phép bạn chia sẻ một thư mục có chứa trong một thư mục chia sẻ.
Bạn có thể chia sẻ các thư mục trên hoặc thư mục con, nhưng nó không phải cả hai. Lưu ý rằng quy định này không áp dụng cho Team folders
Nói chung, đó là dễ dàng nhất để tổ chức các tập tin dựa trên những người cần truy cập. Dưới đây là hai cấu trúc thư mục dựa trên quy trình công việc chung:
- Tổ chức theo nhóm
Tổ chức thư mục của bạn theo tổ chức, vì vậy các thành viên chỉ xem các tài liệu liên quan đến công việc của họ.
- Tổ chức theo dự án hoặc khách hàng
Tạo một thư mục chia sẻ cho từng dự án hoặc khách hàng cho phép các thành viên phối hợp với các thành viên cụ thể mà không lo cho phép truy cập nhầm người.
Page updated
Report abuse