Nhóm giúp nhóm quản lý quyền truy cập vào các thư mục được chia sẻ. Với một admin, bạn có thể xem và quản lý tất cả các nhóm trong nhóm của bạn, cũng như kiểm soát những người tạo ra chúng.
Với các nhóm, các thành viên trong nhóm có thể tạo danh sách những người cần phải có quyền truy cập vào rất nhiều các tập tin và thư mục giống nhau (như phòng ban, nhóm, hoặc chức năng). Bất cứ thành viên mới được thêm vào một nhóm sẽ tự động được thêm vào tất cả các thư mục được chia sẻ mà nhóm đã được mời.
Tạo nhóm làm cho cộng tác dễ dàng hơn cho nhóm của bạn. Ví dụ, thay vì từng thành viên của nhóm tiếp thị vào một thư mục dự án mới tại một thời gian, giám đốc tiếp thị của bạn có thể mời những nhóm "Tiếp thị". Khi mời, tất cả mọi người trong nhóm đó sẽ tự động nhận được một lời mời tham gia các thư mục mới.
Những điểm chính:
Tạo nhóm
Theo mặc định, cả hai Admins và các thành viên trong nhóm có thể tạo các nhóm. Nhấn vào đây để xem hướng dẫn về cách các thành viên trong nhóm có thể tạo các nhóm.
Để tạo một nhóm từ trong Admin Console:
Lưu ý: Tên Nhóm không thể được sử dụng hai lần trong cùng một nhóm. Khi một nhóm được tạo ra cho một nhóm, những người khác sẽ nhận được một lỗi nếu họ cố gắng để tạo ra một nhóm mới với tên tương tự.
Xem và quản lý nhóm của nhóm bạn
Nếu bạn là quản trị viên cho một tài khoản Dropbox doanh nghiệp, bạn có thể xem và quản lý tất cả các nhóm trong nhóm của bạn.
Để xem các nhóm trong nhóm của bạn:
Lưu ý: Bạn sẽ tự động hoạt động như một chủ sở hữu đối với từng nhóm trong nhóm của bạn, và bạn có thể quản lý những nhóm như là một chủ sở hữu. Tạo một file mới bằng cách nhấn vào nút Create Group. Để chỉnh sửa một nhóm, chọn tên của các nhóm bạn muốn chỉnh sửa.
Xem và quản lý nhóm của một thành viên
Là admin, bạn cũng có thể xem và quản lý các nhóm của bất kỳ thành viên trong nhóm. Điều này có thể hữu ích khi tham gia hệ thống nhân viên mới, vì bạn có thể dễ dàng thêm họ vào tất cả nhóm chính xác, cũng như khi một nhân viên thay đổi vai trò và bạn cần phải điều chỉnh các nhóm của họ.
Để xem các nhóm thành viên của nhóm:
Giới hạn tạo nhóm
Theo mặc định, các thành viên trong đội được phép tạo các nhóm, nhưng bạn có thể hạn chế khả năng này nếu bạn muốn.
Để hạn chế khả năng tạo nhóm để chỉ quản trị viên: