Quản lý và kiểm soát các nhóm


Nhóm giúp nhóm quản lý quyền truy cập vào các thư mục được chia sẻ. Với một admin, bạn có thể xem và quản lý tất cả các nhóm trong nhóm của bạn, cũng như kiểm soát những người tạo ra chúng.


Với các nhóm, các thành viên trong nhóm có thể tạo danh sách những người cần phải có quyền truy cập vào rất nhiều các tập tin và thư mục giống nhau (như phòng ban, nhóm, hoặc chức năng). Bất cứ thành viên mới được thêm vào một nhóm sẽ tự động được thêm vào tất cả các thư mục được chia sẻ mà nhóm đã được mời.


Tạo nhóm làm cho cộng tác dễ dàng hơn cho nhóm của bạn. Ví dụ, thay vì từng thành viên của nhóm tiếp thị vào một thư mục dự án mới tại một thời gian, giám đốc tiếp thị của bạn có thể mời những nhóm "Tiếp thị". Khi mời, tất cả mọi người trong nhóm đó sẽ tự động nhận được một lời mời tham gia các thư mục mới.


Những điểm chính:

  • Xem tất cả các nhóm trên toàn bộ nhóm của bạn.

  • Thêm hoặc xoá thành viên nhóm khỏi các nhóm khi cần thiết.

  • Hạn chế tạo nhóm để chỉ quản trị viên trên nhóm của bạn.


Tạo nhóm

Theo mặc định, cả hai Admins và các thành viên trong nhóm có thể tạo các nhóm. Nhấn vào đây để xem hướng dẫn về cách các thành viên trong nhóm có thể tạo các nhóm.


Để tạo một nhóm từ trong Admin Console:

  1. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox doanh nghiệp của bạn.

  2. Nhấn vào Admin Console.

  3. Từ thanh bên trái, nhấp vào Groups.

  4. Ở phần phía bên phải của trang, nhấp vào nút New group.

  5. Nhập tên cho nhóm của bạn. Đây là tên tất cả các thành viên trong nhóm sẽ xem và sử dụng để mời các nhóm vào thư mục chia sẻ mới. Xin lưu ý rằng là chủ sở hữu của nhóm này, bạn có thể thay đổi tên của nhóm bất cứ lúc nào.

  6. Nhấp vào nút Create group.


Lưu ý: Tên Nhóm không thể được sử dụng hai lần trong cùng một nhóm. Khi một nhóm được tạo ra cho một nhóm, những người khác sẽ nhận được một lỗi nếu họ cố gắng để tạo ra một nhóm mới với tên tương tự.


Xem và quản lý nhóm của nhóm bạn

Nếu bạn là quản trị viên cho một tài khoản Dropbox doanh nghiệp, bạn có thể xem và quản lý tất cả các nhóm trong nhóm của bạn.

Để xem các nhóm trong nhóm của bạn:


  1. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox doanh nghiệp của bạn.

  2. Nhấn vào Admin Console.

  3. Từ thanh bên trái, click vào Groups. Tất cả các nhóm được tạo bởi bất kỳ thành viên trong nhóm của bạn sẽ được liệt kê trên trang này.

Lưu ý: Bạn sẽ tự động hoạt động như một chủ sở hữu đối với từng nhóm trong nhóm của bạn, và bạn có thể quản lý những nhóm như là một chủ sở hữu. Tạo một file mới bằng cách nhấn vào nút Create Group. Để chỉnh sửa một nhóm, chọn tên của các nhóm bạn muốn chỉnh sửa.


Xem và quản lý nhóm của một thành viên

Là admin, bạn cũng có thể xem và quản lý các nhóm của bất kỳ thành viên trong nhóm. Điều này có thể hữu ích khi tham gia hệ thống nhân viên mới, vì bạn có thể dễ dàng thêm họ vào tất cả nhóm chính xác, cũng như khi một nhân viên thay đổi vai trò và bạn cần phải điều chỉnh các nhóm của họ.


Để xem các nhóm thành viên của nhóm:

  1. Truy cập Admin Console và nhấp chuột vào viên từ thanh bên trái.

  2. Nhấp vào tên của tài khoản thành viên trong nhóm của bạn muốn xem.

  3. Dưới Nhóm thành viên, bạn sẽ thấy một danh sách của tất cả các nhóm thành viên trong nhóm.

Giới hạn tạo nhóm

Theo mặc định, các thành viên trong đội được phép tạo các nhóm, nhưng bạn có thể hạn chế khả năng này nếu bạn muốn.

Để hạn chế khả năng tạo nhóm để chỉ quản trị viên:

  1. Truy cập Admin Console và nhấp chuột vào Groups từ thanh bên trái.

  2. Trong "Who can create groups?" Chọn Admins.